Por Sisea Sistemas
O Brasil vive um momento delicado em matéria de economia e política. E, nós sabemos, uma está muito ligada à outra. Há mais de uma década não víamos uma crise financeira destas proporções.
Em 2015 vimos o fantasma da inflação voltar a nos assombrar. Com ele veio o aumento das taxas de desemprego, a fuga de investimentos e toda a gama de preocupações atreladas a uma crise.
Neste cenário, todos os mercados, todas as empresas dos diversos segmentos, acendem o sinal de alerta e voltam seus esforços para reduzir custos para se manter competitivas, garantir empregos etc. Não é diferente com os escritórios de advocacia. Não é mesmo?
Neste artigo, iremos conversar sobre a redução de custos em Tecnologia da Informação (TI) em um escritório de advocacia. Você sabia que mesmo com mesmo com a crise, o Brasil foi o país da América Latina que mais investiu em tecnologia? A estimativa da IDC é de que até o final de 2015 o país movimente mais de US$ 165,6 bilhões. Cloud Computing, Big Data, Internet das Coisas, mobilidade, entre outras abordagens tecnológicas, são os carros chefe deste movimento. Pois é, isso mostra que já descobrimos o poder da tecnologia para impulsionar negócios. Agora, devemos focar nossos esforços em utilizar a TI da melhor forma sem elevar os custos.
Nos próximos capítulos, você verá o que fazer para que isso aconteça. Terceirizar a TI ou investir em equipe interna? Como adquirir um software especialista para o escritório? Como e porque migrar para a computação em nuvem? Sobre tudo isso conversaremos. Acompanhe!
Boa leitura!
1. Terceirização ou Equipe Interna para o escritório de advocacia?
Um grande dilema das empresas brasileiras é investir na criação de um departamento interno de TI ou terceirizá-lo. Quando se trata de um escritório de advocacia, que tem a TI unicamente como um apoio, não precisando desenvolver aplicações tecnológicas para desenvolver produtos, por exemplo, muitas vezes esta dúvida se acentua.
Afinal, é mais vantajoso ter uma equipe interna ou contratar um fornecedor que se encarregue disso? Vamos analisar os dois cenários:
Departamento interno de TI
A principal vantagem de montar um departamento interno de TI para o escritório de advocacia é ter pessoal especializado alocado, sempre a postos para atender às demandas do dia a dia.
Alinhar as demandas e necessidades dos usuários (advogados, equipe de apoio, administrativo etc.) também parece ser uma vantagem do departamento interno, especialmente se olharmos para o fator confiabilidade. Como sabemos, o jurídico possui algumas particularidades que não são comuns a outros segmentos de mercado. Logo, segurança da informação é uma preocupação constante.
Entretanto, há desvantagens de manter uma equipe interna. A maior delas é o alto investimento. Profissionais de TI de alto gabarito custam caro e há encargos trabalhistas que oneram ainda mais a folha de pagamentos (tributos, sobretudo). Além disso, estes profissionais precisam estar sempre se atualizando, se capacitando para acompanhar a rápida evolução da tecnologia e saber lidar com os riscos e desafios.
Outro fator que pesa no quesito custos é a atualização da tecnologia em si (sistemas, equipamentos, infra etc.). Conforme o escritório cresce, mais ele precisa investir em tecnologia.
Olhando para o fator redução de custos, portanto, a melhor escolha é a terceirização. Mas não só por isso, como vermos a seguir.
TI terceirizada
Uma pausa rápida para entendermos o que é terceirização de tecnologia da informação (TI): a terceirização de TI é também conhecida como ‘outsourcing de TI’. Ela consiste na prática de recorrer a um ou mais fornecedores especializados para obter recursos tecnológicos sem a necessidade de ter uma estrutura interna. Em outras palavras, quando o escritório terceiriza sua TI ele deixa por conta de uma empresa especializada a entrega de serviços de TI, sistemas, equipamentos (PCs, notebooks, dispositivos móveis etc.), infraestrutura, entre outros.
O escritório pode terceirizar todos estes itens ou apenas alguns deles, conforme suas necessidades. Com um acordo pré estabelecido, cabe ao fornecedor entregar o que foi contratado e minimizar ao máximo as preocupações do escritório com manutenção e suporte, por exemplo; entregar os recursos tecnológicos contratados sob medida para que a operação do escritório caminhe sem a necessidade de manter uma equipe interna.
Ambiente misto: TI interna + terceirizada
Também utilizado em grandes empresas no setor jurídico, existe o chamado ambiente misto. Ou seja, poucos profissionais internos são auxiliados por profissionais externos, no caso da TI. Algumas vezes é mantido poucos apenas um único “gerente de TI”, que faz a ponte entre o escritório e a empresa contratada e gerencia os serviços.
No ambiente 100% terceirizado, também há situações que um ou mais profissionais são mantidos in-loco, durante todo o horário de expediente. Esses profissionais não são altamente capacitados mas contam com apoio de profissionais mais gabaritados da empresa fornecedora quando o assunto é mais complexo. Ainda neste ambiente, há contratos onde não está previsto um funcionário permanente no local, indo somente pelas manhãs, somente à tarde ou em determinados dias da semana.
Quais são as vantagens de terceirizar a TI do escritório de advocacia?
Vamos a um detalhamento maior das vantagens de partir para a terceirização da tecnologia da informação de um escritório:
Redução de custos
Nosso tema mestre neste artigo, a redução de custos é uma das maiores vantagens trazidas pela terceirização da TI. Basta pensarmos em todos os investimentos feitos para que um escritório esteja atualizado em matéria de tecnologia – desde a aquisição de sistemas até os equipamentos, passando pela infraestrutura (datacenter, bancos de dados, servidores etc.). São muitos, não é verdade?
Pensando mais numa visão de médio e longo prazo, temos também os custos de manutenção das soluções tecnológicas e a depreciação dos equipamentos. Aí basta lembrarmos de quantas vezes precisamos chamar um profissional especialista para fazer ajustes conforme aumenta a demanda ou para encontrar bugs etc. Sem falar que a tecnologia evolui constantemente e é importante que o escritório de advocacia se mantenha também atualizado.
Ao terceirizar a TI, todas estas preocupações ficam por conta da empresa fornecedora. TI passa a ser um serviço e não um investimento interno (com equipe própria). Com um acordo bem desenhado, caberá ao fornecedor manter a tecnologia sempre em pleno funcionamento. E tudo isso com um custo fixo, previsível no orçamento anual do escritório.
Melhorias significativas no suporte aos usuários
Imagine esta cena: os advogados estão utilizando o sistema, ou mesmo o pessoal da área administrativa, e ele começa a ficar lento, apresenta erros ou simplesmente para de funcionar. A quem recorrer? Quando há, recorremos à equipe interna – que precisa parar tudo para encontrar e resolver o problema. Quando não há, é preciso chamar uma empresa ou um profissional que resolva.
Num contrato de terceirização com um bom fornecedor, a disponibilidade das soluções é uma das cláusulas mais importantes. É essencial que este fornecedor trabalhe com gerenciamento de TI, que monitore tudo e se antecipe aos problemas para garantir que a operação do escritório não seja prejudicada. Para manter seu cliente satisfeito, o fornecedor trabalhará para que tudo esteja em perfeito estado, sempre. Isso representa uma melhoria significativa no suporte aos usuários.
Melhorias na qualidade da TI
Mais importante do que manter a TI sempre atualizada e sendo operada por profissionais capacitados, é necessário sempre elevar os níveis de qualidade dos serviços (sistemas sempre disponíveis, suporte ágil e eficiente, atualizações que não impactem no dia a dia do escritório etc).
Ao contratar um bom fornecedor de serviços e soluções em TI, além de ter uma equipe de TI interna enxuta, é possível retirar a sobrecarga natural sobre ela. Sem preocupações mais elevadas, os profissionais de TI que são do escritório de advocacia sua equipe interna estarão sempre disponíveis para atender às demandas imediatas. Todo o arcabouço tecnológico necessário é gerido pelos especialistas do fornecedor e ele disponibiliza as ferramentas necessárias para o andamento da TI do escritório. Isso tudo se reflete em qualidade. E, nós sabemos, qualidade tecnológica gera mais produtividade, agiliza os processos internos, torna os profissionais mais satisfeitos com seu trabalho e reduz custos.
Melhorias na segurança da informação
Se manter uma equipe interna é uma escolha calcada em preocupações com a segurança dos dados do escritório, está na hora de repensar este conceito. Um fornecedor terceirizado pode muito bem melhorar a segurança da informação. Disponibilidade, integridade e confiabilidade dos dados (os fundamentos da segurança da informação), devem ser considerados na hora de fazer um acordo de prestação de serviços (SLA).
É de interesse de um bom fornecedor manter os dados de seus clientes 100% seguros. Para isso, ele utiliza as melhores práticas internacionais e também as melhores ferramentas (antivírus, soluções de monitoramento etc.). Internamente, gerir a segurança da informação costuma sair muito mais caro.
Em suma, a terceirização de TI, além de reduzir os custos (torná-los previsíveis e fixos, sobretudo), também fornece mais expertise tecnológica a um escritório de advocacia. Um bom fornecedor conta com uma equipe multidisciplinar, altamente capacitada e que se mantém sempre atualizada em práticas e com ferramentas de última geração. Isso significa atendimento especializado e sempre a postos para que a operação do escritório não precise se preocupar com detalhes técnicos e possa focar em suas atividades específicas.
Um bom acordo de prestação de serviços (SLA), no entanto, deve abranger aspectos como tecnologias e equipamentos utilizados, profissionais capacitados e sempre disponíveis, horários de atendimento para suporte, periodicidade das atualizações.
Iniciar com uma mescla destas duas abordagens (equipe interna + fornecedor terceirizado) é uma boa escolha. Assim, o escritório pode testar e avaliar com qual das duas pode ficar em caráter definitivo.
A terceirização é melhor do ponto de vista econômico
Em suma, terceirizar parte ou toda a TI pode ajudar muito a reduzir custos. Veja um rápido resumo desta proposição:
- Equipe 100% interna (não há nada terceirizado): solução cara e não necessariamente a melhor;
- Equipe mista. Alguns funcionários são internos e contam com apoio de terceirizados. Exemplo: Alguém é responsável pelo desenvolvimento do software principal da empresa, mas o restante da TI fica a cargo de um fornecedor;
- Equipe 100% terceirizada, porém há presença de um ou mais funcionários do fornecedor atuando durante todo o expediente do escritório – ideal para escritórios que precisam de alguém em stand-by o tempo todo;
- Equipe 100% terceirizada, porém com a visita programada de profissionais ao local, realizando os demais atendimentos via telefone ou remotamente. Custo ainda mais reduzido.
2. Adquirir um software específico para seu escritório
A busca por um software específico para um escritório de advocacia, quando feita de forma estratégica e acertada, pode também significar redução de custos. Uma boa solução tecnológica auxilia na definição e organização dos processos de negócio, com fluxos de todas atividades bem alinhados, aumento da produtividade, segurança a informação, entre outros fatores.
Um software completo deve abarcar o total controle e a segurança da gestão de dados administrativos e jurídicos do escritório. Ele deve unir estas duas faces do escritório, que a princípio parecem dois polos separados, tornando todo o andamento da operação integrado.
A seguir, veja os principais recursos (funcionalidades) que um bom sistema especialista em escritório de advocacia deve oferecer:
Gestão do Jurídico
A solução deve auxiliar na administração das rotinas que giram em torno do jurídico. Esta é a parte do sistema que atende especificamente aos advogado, auxiliando-os em suas tarefas diárias e do escritório (controle de clientes, processos jurídicos, agenda de audiências, documentação, entre muitos outros aspectos).
Gestão Administrativa
Todos os aspectos administrativos (contas a pagar e receber, cobranças, controladoria, cadastros de clientes, movimentação financeira, relatórios de faturamento, entre outros) devem estar contemplados pelo sistema do escritório.
A solução deve criar condições para que administradores, secretárias, estagiários, assistentes etc. possam imputar dados, gerar relatórios etc.
Controle do andamento dos processos dos clientes
Uma boa solução deve ser integrada aos principais tribunais judiciais do país. Com isso, dentro do próprio sistema, os advogados e seus auxiliares podem acompanhar o andamento dos processos jurídicos de seus clientes.
Este controle representa mais segurança no atendimento aos clientes, mais agilidade e mais tempo para se dedicar ao estudo dos processos e preparação de defesas, por exemplo. Significa que o sistema deve automatizar tarefas que seriam manuais (entrar nos portais de cada tribunal e fazer buscas etc.).
Busca dos diários oficiais
Outra tarefa que pode ser automatizada e estar dentro do ambiente do sistema especialista em escritório de advocacia é a busca e consulta dos diários oficiais do Brasil. Ao invés de recorrer um a um, dentro da própria plataforma os advogados podem fazer consultas.
Em suma, uma solução integrada pode ser um divisor de águas no dia a dia de um escritório de advocacia. Com os processos devidamente ajustados e seguindo um fluxo de atividades bem alinhado, ganha-se redução de custos, pois evita-se demoras, atrasos, erros e retrabalhos.
3. Migrar para a nuvem
Outro grande trunfo para a redução de custos de TI é a migração para a computação em nuvem, que é, em termos simples, o termo usado para descrever diferentes cenários em que recursos de computação (infra, sistemas, virtualização de equipamentos etc.) são entregues como um serviço através de uma conexão de rede. Vamos entender com mais detalhes!
O que é computação em nuvem?
Do inglês Cloud Computing, computação em nuvem significa armazenar, processar e acessar dados e sistemas através da internet em vez de utilizar o disco rígido do computador, por exemplo. A nuvem é uma metáfora para a web. Significa que, ao invés de manter uma infraestrutura tecnológica dentro do escritório, um fornecedor (um provedor) de serviços de nuvem se encarrega de entregar tudo em funcionamento; os usuários apenas acessam as soluções em seus computadores.
Existem três tipos de nuvens: as públicas (compartilhadas entre várias empresas, com camadas devidamente separadas que protegem os dados), as privadas (criadas por uma empresa para atender suas várias unidades de negócios – filiais, parceiros etc. -, que pode estar totalmente sob o controle da equipe de TI, no firewall interno, ou ser gerida pelo fornecedor) e as híbridas (como o próprio nome diz, uma mescla das públicas e privadas).
Para um escritório de advocacia, uma nuvem pública é suficiente, pois ela reduz significativamente os custos e atende às demandas. Quando se trata de uma rede de escritórios, é possível pensar numa nuvem privada, especialmente se o escritório já conta com uma grande infraestrutura e pode montar sua própria nuvem; ou então na híbrida, atendendo parte das demandas com a nuvem própria e outra parte com uma pública.
Vantagens que um escritório de advocacia pode obter com a migração para a nuvem
Dito isso, vamos a um detalhamento das vantagens que a computação em nuvem pode trazer para um escritório de advocacia:
A nuvem reduz custos
Tudo na computação em nuvem está ligado à redução de custos. Ou seja, todas as vantagens que ela oferece perpassam a economia de investimentos em recursos tecnológicos, melhorias dos processos, acessibilidade, escalabilidade etc.
Uma vez que ao contratar um serviço de nuvem livra o escritório de ter que montar sua própria infraestrutura de TI internamente, os recursos que seriam utilizados para compra e manutenção de datacenter, bancos de dados, sistemas in house, implementações máquina a máquina etc. já não se fazem necessários. Tudo isso é responsabilidade do provedor. E é entregue como um serviço, com um acordo SLA pré estabelecido e com um custo fixo.
Possibilita a escalabilidade tecnológica
Um escritório existe para crescer, certo? Quando novos advogados se associam, quando a equipe precisa aumentar, quando o fluxo de trabalho cresce, automaticamente é preciso investir mais em tecnologia.
Além disso, existem as preocupações com segurança da informação, precisando estar sempre se atualizando com ferramentas e práticas. Isso tudo custa dinheiro, exige períodos de implemetação in loco e adaptação dos usuários, dentre outros fatores.
Com a nuvem tudo isso se torna desnecessário. Basta atualizar o acordo de serviços com o fornecedor e as atualizações (aceitação de novos usuários, mais recursos, novas ferramentas) são feitas automaticamente, tão simples como virar uma chave. O fornecedor faz as adaptações no seu datacenter (na sua nuvem) e o escritório continua sua operação sem precisar interrompê-la. A isso chamamos escalabilidade tecnológica facilitada.
Traz mobilidade
A computação em nuvem revolucionou o mundo no que tange à mobilidade. Ou seja, não é mais preciso estar entre as quatro paredes do escritório para acessar aos sistemas e trabalhar. Como estão alocados na nuvem e podem ser acessados via web, com qualquer computador e devidamente autorizado, o usuário pode acessar a infraestrutura do escritório em qualquer lugar onde esteja conectado; e mais: com qualquer dispositivo (desktop, smartphone, tablet, notebook etc.).
Significa que um advogado pode trabalhar no sistema enquanto espera para o início de uma audiência, por exemplo. Também significa que o acesso aos documentos do escritório pode ser feito a qualquer momento e em qualquer local pelas pessoas devidamente autorizadas.
Oferece mais segurança da informação
Os bons fornecedores de serviços de nuvem trabalham com práticas amplamente testadas e atualizadas em nível internacional no que diz respeito à segurança da informação.
Isso, para o escritório também é um ganho imenso, pois os dados estarão à salvo e só poderão ser acessados pelas pessoas autorizadas, pessoas que tenham as chaves de acesso dos diversos níveis de confidencialidade dos dados. Não é mais preciso se preocupar com adquirir sistemas, fazer monitoramento, contratar especialistas em segurança de TI.
Melhora os processos do escritório
Com os custos devidamente controlados, com as soluções disponíveis e sem preocupações com disponibilidade, segurança da informação e escalabilidade tecnológica, os processos internos do escritório são significativamente melhorados.
Afinal, como conversamos ao longo deste artigo, a tecnologia é a grande responsável por tornar as empresas de todos os ramos de atuação e de todos os portes mais produtivas e competitivas, o que é totalmente aplicável a um escritório de contabilidade que acredita no poder da TI para fazer mais e melhor.
Um porém: computação em nuvem exige conectividade constante
A computação na nuvem, de fato, trás inúmeros benefícios, porém há um preço, que é a dependência de links de internet. Nem todos os escritórios possuem bons links de internet e consequentemente o serviço na nuvem sofre com isso. A nuvem também torna os processos de ler e gravar informação mais lentos, principalmente quando falamos de arquivos em PDF com muitos megabytes de tamanho. Por fim, se por algum motivo não houver conectividade (link fora do ar), tudo fica parado.
Outro ponto interessante o se falar sobre nuvem é que se pode ir parcialmente para a nuvem. Por exemplo, poucas pessoas percebem, mas a maioria do sistema de e-mails hoje funciona na nuvem. Há menos de uma década era comum que cada escritório ou empresa desejasse ter seu próprio servidor de e-mails, o que representava um custo infinitamente maior e um resultado bastante pior. Ou seja, partes das atividades de TI do escritório podem ir para a nuvem e outras podem permanecer na infra interna.
4. Conclusão
Que bom que você chegou até aqui em sua leitura. Significa que as ideias aqui expostas lhe foram interessantes!
Como vimos, é sim possível ganhar poder tecnológico para que seu escritório se mantenha competitivo e produtivo, sem gerar grandes custos. Basta para isso, escolher uma das opções aqui demonstradas, ou mesclá-las, para que TI não seja um gasto e sim um investimento controlado e estratégico.
Você viu que há inúmeras vantagens em terceirizar a TI. É possível melhorar o suporte, a qualidade dos serviços, a segurança da informação, entre outros aspectos, contando com um bom fornecedor e fechando com ele um acordo que beneficie o escritório. Por isso, faça uma boa escolha, contrate o melhor fornecedor. É interessante que nesta busca pelo fornecedor ideia, você avalie rigorosamente os aspectos técnicos, mas também aspectos como atendimento, certificações que ele possui, equipe etc.
No que tange à escolha de um bom software para gestão integrada do escritório, isso é fundamental. Uma solução assim melhora todo o dia a dia do escritório e dá aos advogados e outros colaboradores mais ferramentas para trabalhar melhor, produzir melhor e ter mais segurança. Ter tudo num único ambiente, que seja intuitivo, fácil de operacionalizar, dê disponibilidade de acesso a dados e documentos, evita uma série de erros e traz ganho de tempo nos fluxos de trabalho. Isso tudo pode ajudar a reduzir significativamente os custos da operação.
Por fim, a escolha pela computação em nuvem pode significar um divisor de águas no poder tecnológico do seu escritório. A nuvem elimina preocupações triviais com TI, além de garantir escalabilidade tecnológica para quando a demanda operacional aumentar. E ela vai aumentar, não é verdade?
Um último alerta, no que tange a redução de custos em TI, é os cuidados que o escritório deve ter para não hiper-dimensionar a tecnologia. Ou seja, não acabar montando um “tranque de guerra” para matar mosquitos. Não é raro ver em escritórios de advocacia o uso de Macs nas mesas dos advogados. Nada contra Macs, são execelentes equipamentos, mas para navegar na internet, receber e enviar e-mails e redigir um texto, um bom PC, custando 1/3 do valor do Mac resolveria muito bem. Ações similares ocorrem com servidores, algumas vezes hiper-dimensionados para funções triviais. Não esqueça: o equipamento hiper-dimensionado de hoje será o de baixo de custo de amanhã.
Seu escritório de advocacia está preparado para explorar todos os benefícios da TI com custos devidamente controlados e reduzidos? Deixe seu comentário!
