Saiba como um software de gestão de processos ajuda na colaboração

Por Sisea Sistemas

Toda empresa tem aspiração de crescer, com os escritórios de advocacia não é diferente. Apesar de existirem divergências na academia sobre os escritórios serem ou não empresas, os que não se posicionam como empreendimentos perdem as chances de se destacar no atual mercado que se mostra altamente competitivo.

Todos os escritórios buscam tornarem-se referência para qualidade de seus serviços. Mas afinal, ao que se deve um trabalho excelente? Sabemos que muitos fatores determinam o desempenho de um escritório, porém, existe um aspecto que é determinante para o aproveitamento máximo de uma empresa e seus membros: o trabalho em equipe. Várias ferramentas, com um software de gestão de processos, podem te ajudar a incentivar a colaboração na sua empresa.

Benefícios da colaboração

Uma simples busca na internet mostra conteúdos de especialistas sobre a forma como o trabalho em equipe pode aumentar a eficiência e melhorar o desempenho das empresas. Alguns falam sobre uma maior motivação, maior flexibilidade de trabalho e como a experiência de trabalhar em grupo é boa para seu currículo.

Tudo isso já se tornou conhecimento popular. Mas o que queremos entender é como isso pode otimizar seu escritório na prática. Por isso, destacamos 2 razões concretas que mostram que a colaboração é importante para o sucesso do seu negócio:

Trabalho em equipe torna as pessoas mais criativas

O poder de criar é acelerado quando os membros da equipe que possuem formação e experiências únicas colaboram entre si. Isso porque a bagagem diferente de cada um incentiva as pessoas a pensar diferente.

Deixar ideias formadas em prol de um trabalho dinâmico e aberto a debates gera um entusiasmo e vontade de aprender que um trabalho individual normalmente não tem. Essa situação resulta em maiores recompensas pessoais e em um produto final melhor. Além disso, aprender com os colegas de trabalho sempre servirá como um impulso para a carreira, tornando o escritório um ambiente de profissionais altamente capacitados.

Colaboração promove pertencimento

Fazer parte de uma equipe ajuda a superar obstáculos que surgem e entregar trabalhos importantes no prazo, mas não se limita a isso. Essa situação é responsável por criar um ambiente para que todos os profissionais do escritório realmente se sintam parte de um todo, colaborando com o grupo e com os objetivos da empresa.

Isso faz com que os trabalhadores sintam-se conectados com a empresa e seus colegas de trabalho, gerando o sentimento de satisfação, fundamental para um clima organizacional agradável. Dessa forma, os profissionais acreditam que suas contribuições são reconhecidas e valorizadas, incentivando a continuidade de um trabalho bem-feito.

Incentivando a colaboração crescem as chances do seu escritório crescer junto com pessoas que querem o mesmo que você: resultados.

Como incentivar a prática

Ficaram claros os benefícios que o trabalho em equipe traz para o seu negócio. Então, você deve estar se perguntando como é possível tornar a colaboração uma realidade no seu escritório. Pensando nisso, trouxe 3 práticas que você pode adotar na sua empresa para incentivar o trabalho em equipe:

Invista em comunicação

Um fator que atrapalha a colaboração em uma empresa é a falta de comunicação e esse problema tem várias causas. A troca de informações dentro do escritório podem estar tomando muito tempo, e por essa razão está sendo deixada de lado ou reduzida. Também, quando a equipe não compreende a importância dos canais de comunicação também pode ser um problema. Entretanto, essas questões podem ser solucionadas de forma simples.

Quando os processos de comunicação passam a fazer parte do trabalho, ou seja, diversos setores e profissionais do escritório estão incluídos e engajados em uma mesma tarefa, a troca de informações entre os departamentos passa a ser parte dos projetos em andamento. Assim, os profissionais se veem obrigados a conversar mais com colegas para chegar a um resultado.

Nesse sentido, as pessoas precisarão encontrar uma forma de se comunicar, e sua função é disponibilizar uma maneira rápida e fácil para que elas façam isso. Existem muitas maneiras de fazer isso, mas reuniões semanais rápidas e práticas, uso de um bom chat interno e o incentivo a uma linguagem menos formal nos e-mails solucionaria quase totalmente os problemas de comunicação do seu escritório.

Uma ideia alternativa e inovadora é aproximar fisicamente as equipes que trabalham em projetos conjuntos. Isso é muito positivo para a comunicação que, assim, acontece de forma mais rápida e direta.

Utilize um software de gestão de processos

Ter reunidas as informações relacionadas a clientes e processos reunidas em um único lugar incentiva, e muito, a colaboração em seu escritório. Isso porque ter a visão completa do atendimento e caso de cada cliente permite que ele seja acompanhado por todos os profissionais do escritório.

Dessa forma, todos do escritório podem analisar os processos em andamento e sugerir melhores caminhos e soluções, de acordo com suas experiências e especialidades, alcançado resultados com mais rapidez e qualidade.

Com o avanço tecnológico, existem muitas ferramentas disponíveis no mercado para te ajudar com o gerenciamento de processos, mas você conhece algum sistema específico para escritórios de advocacia focado no controle jurídico e administrativo?

Esse tipo de sistema permite também que as seja feita uma divisão de tarefas incluindo a atividade que deve desenvolvida por cada profissional. O sistema disponibiliza várias configurações de avisos para os envolvidos nas tarefas, alertando quando ocorre alguma movimentação ou novidade.

Todas essas funcionalidades tornam os softwares de gestão de processos grandes incentivadoras da colaboração. Veja como é simples implantar um sistema de gerenciamento no seu escritório.

Apresente os objetivos e metas do escritório para todos

Outra medida para aumentar a colaboração entre os departamentos é fazer com que os funcionários entendam as atividades desenvolvidas pelos colegas de trabalho e outros setores do escritório. Assim, compreende-se melhor o seu papel dentro do trabalho em equipe e suas funções são desenvolvidas de maneira mais assertiva.

Uma forma de colocar isso em prática é apresentar os objetivos e metas do escritório para todos. Assim, cada profissional percebe em quais pontos pode colaborar acelerando e aumentando os resultados do negócio.

A colaboração traz resultados impressionantes para milhares de escritórios de advocacia e softwares de gestão de processos têm ajudado muitos gestores a alcançarem seus objetivos. Você também quer saber como melhorar o desempenho do seu negócio? Assine nossa newsletter e fique por dentro de mais dicas como essa!

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