Saiba como ter sucesso ao implementar um software de gestão

Por Sisea Sistemas

Ao adotar um software de gestão (ou ERP), seu escritório passa a contar com inúmeros benefícios e facilidades, como um controle geral do desempenho do escritório, da capacidade produtiva de cada profissional além do acesso colaborativo de todos os dados sobre os processo do escritório, cadastro padronizado e completo dos clientes, agenda de compromissos que na realidade é uma central de delegação de tarefas e monitoramento das conclusões e resultados destas tarefas e, ainda, o total controle de todas as operações financeiras da empresa, até da compra do detergente e tudo isso com menos trabalho, permitindo trabalhar eficientemente com uma equipe financeira enxuta. Os softwares de gestão são, portanto, grandes ferramentas para redução de custos.

Esses sistemas integram diversas áreas da empresa e funcionam como um grande centralizador de informações importantes, que auxiliarão tanto o trabalho diário, na colaboração entre os membros das equipes, ou seja, ajudando na eficiência e agilidade, e principalmente, na tomada de decisões.

Justamente por integrar tantas funções que envolvem diversas pessoas, é preciso planejar bem a implementação deste software para evitar problemas. É por esse motivo que vamos apresentar aqui algumas sugestões para ter sucesso nessa implementação.

Alguns erros comuns ao implementar um software de gestão

1. Negligenciar a etapa de planejamento

Por incrível que pareça, diversas empresas investem na licença para uso de um software de gestão empresarial mas economizam na hora de planejar sua implementação. Essa economia pode causar prejuízos de tempo e de dinheiro.

As consequências não poderiam ser diferentes: quando ocorrem problemas durante o processo de implementação, a empresa não sabe como reagir, pois não fez nenhum exercício de previsão, e não há perspectiva certa para conclusão do projeto, já que as etapas não estão suficientemente claras. Os custos tendem a ser maiores também por não haver um controle efetivo.

2. Não escolher bem a equipe de implementação

Um software de gestão estará presente em todo o seu negócio e será parte integrante dos seus processos, e muitas empresas não levam isso em consideração ao selecionar a equipe responsável pela sua implementação.

Para alcançar sucesso, é fundamental designar para esse projeto pessoas-chave que entendam bem o funcionamento da empresa e possam acompanhar todas as etapas de implementação.

3. Não envolver os funcionários e treiná-los

É comum que a decisão de implementar um software de gestão parta dos diretores ou dos proprietários da empresa, e não há mal nisso. O problema acontece quando os demais funcionários não são envolvidos no projeto, ou seja, quando não se ouve a opinião deles sobre a solução adotada e sobre os meios de implementá-la.

A dificuldade é potencializada quando os funcionários não são treinados de maneira adequada e precisam aprender na prática como usar as ferramentas disponíveis. Além da perda de produtividade, a falta de treinamento faz com que parte do potencial do software seja desperdiçado.

4. Não se atentar à manutenção

É comum acreditar que, após a conclusão do projeto de implementação o trabalho está encerrado. Esse é um erro grave, pois, mesmo após o pleno funcionamento, é preciso monitorar e realizar a manutenção do sistema, tanto com relação a atualizações de segurança quanto aos novos recursos.

É claro que as atualizações são disponibilizadas pela fornecedora, mas, normalmente, são realizadas pela sua empresa.

Como implementar um software de gestão com sucesso

Agora que vimos alguns erros comuns que ocorrem na implementação, vamos olhar para as boas práticas e entender como implementar um sistema de gestão na sua empresa da melhor forma possível.

1. Escolha a ferramenta ideal para suas necessidades

Invista tempo para conhecer as soluções disponíveis, procure conhecer bem o fornecedor do sistema, suas metodologias e seus resultados para escolher o software que melhor se adéque às necessidades do seu escritório e, ao mesmo tempo, passa a credibilidade de uma empresa que prestará um suporte de qualidade sempre que você precisar.

É fundamental procurar fornecedores que desenvolvem softwares especializados para a área de atuação da sua empresa. No caso de um escritório de advocacia, adotar um sistema de gestão voltado para a área jurídica integrará as especificidades do trabalho, como o controle de processos judiciais.

Envolva os funcionários da empresa nessa etapa, ouvindo de cada setor o que eles esperam de um software desse tipo e quais são os recursos fundamentais para o desenvolvimento do trabalho.

2. Não economize na hora do planejamento

Como vimos anteriormente, essa é uma das grandes falhas na implementação de um software de gestão. Estamos falando de um sistema que lidará com as mais diversas áreas da empresa, que lidará com informações importantes ao negócio. Por isso, planejar é fundamental.

Quando falamos em planejamento, os principais pontos a observar são:

  • Cronograma: quais serão as etapas de implementação e qual é o prazo de execução de cada uma delas;
  • Orçamento: qual será o valor disponível para a implementação e como distribuir esse orçamento da forma mais otimizada possível;
  • Pessoas e áreas: qual será o papel de cada integrante da equipe de implementação e de cada área da empresa no projeto;
  • Gestão de riscos: quais são os possíveis problemas a serem enfrentados e qual é a melhor solução a ser adotada para cada um deles.

Aqui, o conselho se repete: envolva toda a equipe do projeto na etapa de planejamento, ouça suas opiniões e, então, estabeleça um planejamento consistente e factível.

3. Treine seus funcionários

Mais uma etapa fundamental para ter sucesso ao implementar um software de gestão é treinar bem os funcionários da empresa, que lidarão com o sistema diariamente. Oriente sobre o uso das ferramentas, dê acesso a mecanismos de suporte e acompanhe a fase de adaptação para amortecer impactos.

A falta de treinamento também é um erro comum que deve ser evitado, como falamos antes. Deixar com que seus funcionários aprendam na prática a usar o software, sem conhecimento prévio, levará à perda da produtividade em curto prazo, fará com que as ferramentas disponíveis não sejam usadas de forma padronizada e algumas sequer sejam aproveitadas.

4. Execute e documente

Ao documentar o processo de implementação, você evitará retrabalhos e tornará o conhecimento adquirido permanente dentro da empresa, reduzindo impactos em eventuais trocas de equipe. Por isso, durante a execução do seu projeto de implementação do software de gestão, documente todas as informações.

A implementação de um software de gestão é um momento muito adequado para revisar os processos da sua empresa e otimizá-los, eliminando vícios adquiridos com o tempo. Aproveite toda a documentação adquirida na análise dos seus processos para aprimorá-los.

5. Monitore permanentemente o uso da ferramenta

Pronto! Você passou por todas as fases anteriores e implementou com sucesso um software de gestão na sua empresa, mas o trabalho não acabou. Ao iniciar o pleno uso da ferramenta, é fundamental monitorar o seu uso constantemente.

É muito comum que, com o tempo, algumas ferramentas sejam deixadas de lado e os funcionários retornem aos velhos hábitos de trabalho. Com o tempo, isso se torna uma bola de neve e todo o trabalho (e custos) de implementação do ERP terão sido em vão.

Faça uma análise do uso das ferramentas disponíveis e controle o seu uso. Um software de gestão só será eficaz se as informações importantes estiverem inseridas nele, não em planilhas paralelas sem integração entre as áreas da empresa.

Uma dica final: envolva a fornecedora do sistema

Existem contratos que abrem espaço para que a fornecedora do sistema seja envolvida no projeto de implementação, dando auxílio com todo o seu know-how adquirido ao longo dos anos atuando na área. Não deixe de aproveitar essa vantagem.

Quando a fornecedora — que conhece como ninguém a solução adotada — e a sua empresa — que tem experiência em sua área de atuação — trabalham juntas, a possibilidade de ter sucesso ao implementar um software de gestão é altíssima.

Agora, queremos ouvir você: quais benefícios você acredita que um software de gestão trará para sua empresa? Conta pra gente nos comentários!

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