Organizar a rotina do seu escritório, uma tarefa urgente

A vida é um corre-corre danado e já não há tempo para mais nada. Os papeis ficam amontoados em cima de mesas e cadeiras, de tal modo que achar um documento tornou-se tarefa para o super-homem. Êpa, papeis? Como assim, você ainda anda na idade dos papeis? Meu amigo ou amiga advogados, está na hora de se atualizar e organizar a rotina do seu escritório.

Papeis ficaram para trás, quase na Idade da Pedra, e está parecendo que, em vez de a vida ser um corre-corre danado, você é que não está conseguindo se entender. Ou seja, suas atividades diárias é que estão vencendo você, mas, devido à desorganização.

Em qualquer tipo de trabalho, organize-se

Pode parecer dura essa afirmação, mas, pode acreditar que, em boa parte das vezes, o que está faltando em nossa vida é organização. E isso não importa qual o tipo de profissional que você é – profissional liberal, com escritório próprio; se é empregado, com horários a cumprir e cartão a bater; ou se já chegou naquele momento que constitui o sonho de muita gente, o home office, que cumpre em casa suas tarefas e obrigações profissionais.

Sem falar naqueles que moram em grandes centros urbanos, onde, é claro, há ainda o trânsito para atrapalhar mais a vida, ou nos que cumprem parte de suas tarefas em casa e parte no escritório.

Trabalha em casa e falta tempo?

Para todos estes profissionais advogados, enquadrados em qualquer das categorias descritas acima, saiba que só existe mesmo um remédio para acabar com esse corre-corre, descrito por especialistas desde os tempos da Idade da Pedra: organizar a rotina do seu escritório ou trabalho. Se você não conseguir organizar suas tarefas, bem distribuídas durante o dia, a vida vai continuar complicada, porque vai faltar tempo no seu dia.

E olha que muita gente já conseguiu aquele seu grande objetivo: trabalhar em casa. Mesmo assim, ainda continua sem tempo para nada. E você saberia apontar o motivo?

O que falta é sua organização

Resposta simples: mesmo trabalhando em casa, não organizou o seu tempo. É muito bom acordar pela manhã e manter o pijama, preparar um delicioso café matinal e, caso não tenha crianças para levar à escola, ir logo ao computador e iniciar suas tarefas. É preciso antes disso, claro, dar uma olhada no Face, ver quem curtiu seu post, uma conversa com amigos e… quando vê, sua manhã já foi embora.

Prova de que você precisa, antes de mais nada, organizar a rotina do seu escritório e do seu trabalho no dia-a-dia. E comece por colocar em ordem toda essa papelada em cima de mesa e cadeiras. Normalmente, o primeiro sintoma da desorganização é a papelada espalhada por todo lugar.

Você precisa de uma agenda… eletrônica!

Como é que é: organizar a papelada? Nada disso, comece por eliminar essa papelada toda. Lembre-se, você não está mais na Idade da Pedra, o papel já era, o futuro chegou à sua porta. Estamos no tempo do computador, em que agenda e papeis transformam-se em páginas eletrônicas para consulta num simples click.

E já que falamos em agenda, crie logo sua agenda, mas, eletrônica, hoje indispensável para quem quer, mesmo, organizar a rotina do seu escritório. E hoje em dia, em que o escritório de advocacia transformou-se em negócio jurídico, trabalhar com organização é de importância capital para quem deseja o sucesso profissional e pessoal, fruto de uma boa gestão empresarial.

É preciso priorizar suas tarefas

Lembre-se que para manter uma boa rotina de trabalho, é impossível confiar apenas naquela agenda mental – esta é falha, nem sempre funciona direito. Uma agenda eletrônica, seja no seu celular ou computador, vai ajudá-lo a manter seu tempo organizado. Basta tomar uma hora emprestada do seu final de semana e colocar em dia a agenda da semana, a partir de segunda-feira.

Aprenda a dar prioridades às suas tarefas. O que é mais importante, defina para a segunda-feira, depois terça, quarta, até a sexta-feira. E procure deixar para a parte da manhã aquelas tarefas mais urgentes. Ou para a primeira hora da tarde, se o compromisso não for pela manhã.

Organizado, o dia começa a ficar maior


E aprenda a cumprir o que está agendado. Se você quer mesmo organizar a rotina do seu escritório, pode acreditar que o primeiro mandamento é organizar sua própria vida, a começar por um boa agenda de trabalho. E aí você vai descobrir que começam a aparecer algumas horas de sobra naqueles dias em que não havia tempo para mais nada.

Comece a cuidar da vida e do físico

Aí, então, começa a hora de você pensar em si mesmo, em sua saúde física e mental. Espichar um final de tarde em um jantar com seu companheiro ou companheira de vida, buscar um cinema, teatro ou um bom bar com música ao vivo. Tenha certeza que isso faz um bem danado à saúde e à vida.

Isso sim não tem preço. Um futebolzinho com os amigos ajuda muito ou uma hora diária na academia. E é bom você começar a fazer isso agora, pois, lá pelos 50 ou 60 anos, o próprio físico vai lhe perguntar porquê já não vinha fazendo isso. Então, agora é a hora de começar.

Um resumo de como organizar-se

Essas são observações que, em boa parte das vezes, parecem simples demais. E são realmente simples, porque a vida é simples, se a gente não complicar. Organizar a rotina do seu escritório lhe será devolvida em prazer de viver, todos os dias. Vamos resumir as dicas acima:

  1. Ao acordar, faça isso de bom humor e dê uma boa espreguiçada, ainda na cama; de preferência, acorde cedo;
  2. Depois da alimentação matinal, consulte sua agenda e acrescente alguma coisa, se for o caso;
  3. Sua rotina a seguir vai depender do seu tipo de vida: ou tomar a condução e rumar para o trabalho ou ir direto para sua escrivaninha, em casa mesmo;
  4. Procure dividir o seu tempo da manhã e, depois, da tarde: primeiro, aquelas tarefas prioritárias, que podem ser telefonemas, escrever um documento, encaminhar documentos processuais, etc, siga sua agenda prioritária até chegar naquelas mais do dia a dia, sem pressa;
  5. Tenha o hábito de tomar chás saudáveis, de preferência sem açúcar. Pela manhã, de um tipo, à tarde já podem ser mais calmantes;
  6. Faça um happy hour com amigos pelo menos uma vez por semana e, se for falar de trabalho, que seja só de passagem.

No momento que você conseguir organizar a rotina do seu escritório e da vida, vai descobrir, também, que a vida está bem melhor. Como melhor ficará a convivência familiar e com amigos. Então, muito sucesso e siga em frente!

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Escrito por Daniel Santos

Coordenador e gestor estratégico

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1 Comment

  1. […] para isso estabelecer previamente seu início, meio e fim, é muito importante para manter a organização de pensamentos e entendimento dos […]

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