Implantação de software: saiba como preparar a empresa

Por Sisea Sistemas

A melhora das rotinas de gestão de uma empresa é um trabalho que deve ser executado continuamente. Ele garante a manutenção da competitividade do empreendimento e permite que gestores identifiquem métodos mais eficazes de trabalho. Nesse sentido, a tecnologia está desempenhando um papel de destaque, auxiliando profissionais a administrarem os seus negócios com mais integração e eficácia.

A implantação das políticas voltadas ao uso de um software de gestão é um processo complexo. Ele exige um grande planejamento, treinamento de profissionais e uma mudança cultural dentro do ambiente corporativo. No caso dos escritórios de advocacia, a migração pode ser feita com mais facilidade do que em outros tipos de empresas, o que não significa que o processo está a salvo de erros.

Ficou curioso e quer saber como é possível efetuar a implantação de software de gestão com sucesso? Então leia o nosso texto de hoje e descubra todos os detalhes que devem ser levados em consideração!

A importância de definir os objetivos da aquisição do sistema de gestão

Não é raro encontrarmos exemplos de gestores que acreditam que apenas o investimento em tecnologia basta para melhorar uma empresa. No entanto, para que a adoção de uma ferramenta torne-se um projeto de sucesso, líderes devem utilizar as soluções que se adaptam melhor ao modelo de negócios da companhia, agregando valor os processos internos.

O software de gestão ideal não só cumpre esse objetivo, mas também integra profissionais e aumenta a produtividade da empresa. Ele será a fonte de informações mais precisas, o que tornará o processo de tomada de decisões mais eficiente no médio e longo prazo. Assim, o sistema poderá ser vinculado às principais rotinas do negócio e ser parte crucial nas atividades jurídicas do escritório.

Cronogramas: agilizando processos

O uso de um bom cronograma permite que a empresa tenha um processo de migração mais eficiente e com etapas cumpridas rapidamente. Ao designar métricas, indicadores e prazos, os responsáveis pela migração podem identificar mais rapidamente problemas e itens que estão interferindo na adoção do novo sistema de gestão. No longo prazo, as informações obtidas monitorando a aderência aos prazos permite replicar boas práticas e otimizar operações ineficazes.

Defina quais são os objetivos do sistema de gestão

Para que o escritório de advocacia consiga escolher a solução correta, deve-se definir antecipadamente o que se pretende realizar com o software de gestão. Em alguns casos, ele pode ser utilizado para a integração de equipes. Em outros, ele pode ser um vetor de inovação interna, facilitando a adoção de abordagens mais ousadas no dia a dia da empresa.

Há também as situações em que a tecnologia passa a ser utilizada para reduzir custos e melhorar a produtividade de toda a empresa. Com esses objetivos em mente, a empresa consegue identificar melhor qual software atende às suas necessidades.

Verifique o histórico do fornecedor

Todo bom profissional sabe que, antes de realizar um grande investimento, deve-se pesquisar e conhecer a fundo o máximo de opções que estão disponíveis no mercado. Com tecnologia, não é diferente. A escolha do fornecedor de software muitas vezes é um fator que pode ter mais influência no sucesso do projeto de migração, uma vez que ele é responsável por uma série de atividades durante e pós a adoção do software.

O escritório de advocacia pode verificar o histórico do desenvolvedor de software e a sua forma de atuação. O feedback de clientes e parceiros comerciais, por exemplo, é uma forma simples e eficaz de identificar os principais problemas da empresa que será escolhida.

Treinamentos: diminuindo o número de erros durante a adaptação ao novo produto

Os primeiros dias após a implementação de um software de gestão podem ser os mais complicados de todo o processo de migração. Usuários não estarão acostumados com o novo sistema e, em muitos casos, enfrentarão alguns problemas antes da completa adaptação da nova ferramenta ao ambiente digital do escritório de advocacia.

Nesse momento, o treinamento prévio torna o processo de migração mais simples e menos conturbado, diminuindo o tempo necessário para que todos os profissionais consigam utilizar o software de gestão ao máximo.

A importância do plano de suporte

O plano de suporte é utilizado por empresas e profissionais de TI para auxiliarem usuários no dia a dia. Mesmo após a completa migração para o sistema, problemas podem ocorrer, seja por falhas de software, vulnerabilidades ou indisponibilidades causadas pelo ambiente virtual. Nesse momento, o plano de suporte será utilizado pelos analistas para rastrear mais rapidamente a melhor forma de solucionar as demandas de cada usuário.

Utilize KPIs e métricas para identificar o sucesso da migração

No ambiente corporativo moderno, métricas, KPIs e outros indicadores fazem parte da rotina de várias pessoas. Durante a adoção de uma solução de gestão integrada, definir e rastrear índices auxilia gestores a mensurar o sucesso e a eficacia do investimento, seja por meio daredução de custos ou pelo aumento de produtividade.

Todos os profissionais envolvidos no processo de migração devem conhecer os indicadores utilizados. Eles permitem que cada pessoa consiga identificar como as suas atividades vão contribuir para que a nova ferramenta seja um sucesso.

Crie uma extensa documentação

Documentar todas as etapas do projeto de migração, assim como os erros que são identificados no dia a dia do uso do novo software, aumenta consideravelmente as chances de sucesso da adoção do sistema. A documentação será um dos principais itens que serão verificados por analistas e profissionais de suporte. Diante disso, atue para que ela seja o mais detalhada possível.

Tenha o apoio de todos os profissionais

Os softwares de gestão empresarial se estabeleceram como uma forma eficaz e flexível de deixar empresas mais eficientes e produtivas. Com o auxílio da tecnologia, é possível identificar como otimizar o negócio e criar abordagens de mercado mais ousadas.

Apesar de ser um investimento ligado diretamente à tecnologia, a adoção de um software de gestão não deve ser vista como uma atividade que se resume apenas ao setor de TI. A solução vai modificar toda a empresa e, nesse sentido, o processo de migração deverá contar com o apoio de profissionais de todas as áreas. Assim, ocorrerá com mais fluidez e menos erros.

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