Guia da redução de custos em escritórios de advocacia

Por Sisea Sistemas

Em tempos de crise, é comum ouvir empresários e administradores de todos os segmentos falando em redução de custos. Nos escritórios de advocacia não é diferente. Por mais que muitas firmas continuem com alta demanda de trabalho, a economia ruim pode fazer com que clientes atrasem pagamentos ou queiram negociar honorários, prejudicando o prestador de serviço.

Cortar gastos nunca é fácil. Porém, muitas vezes, só é preciso uma análise mais cuidadosa para encontrar diversos pontos em que podemos diminuir as despesas ou otimizar os processos, gerando mais resultados sem necessariamente aumentar a verba investida. Uma vez reduzido os gastos porém, o processo não termina, afinal gastos são como as “unhas”, que devemos estar sempre aparando.

Neste artigo, vamos apresentar várias sugestões para reduzir custos em escritórios de advocacia, desde o planejamento das finanças até a automatização de uma série de processos e atividades. Fique atento às dicas, pois elas podem fazer uma grande diferença no final do mês.

Pronto para descobrir como aplicar técnicas para a redução de gastos? Então, vamos lá!

Faça um planejamento financeiro

Antes de mais nada, é importante compreender que reduzir custos sem fazer uma avaliação prévia pode ser arriscado, já que o escritório corre o risco de eliminar recursos importantes para o bom andamento do trabalho.

Por isso, o ideal é fazer um levantamento de absolutamente todos os gastos do escritório e manter um histórico deles. A partir daí, é possível cortar aqueles que claramente contribuem menos para os lucros. O fluxo de caixa também é essencial nesse processo — se a firma ainda não faz, já passou da hora de começar.

Nesse contexto, o planejamento futuro também é fundamental e deve ser feito pelo menos uma vez ao ano. Este pode ser o momento certo para reunir os sócios e traçar metas e estratégias para uso do dinheiro. Sempre faça uma análise das principais atividades do escritório em termos de lucratividade e quais ferramentas ou recursos financeiros são cruciais para o desenvolvimento delas.

Quer uma ajuda para identificar a rentabilidade do escritório? Dê uma olhada neste outro post:Como calcular a rentabilidade do seu escritório de advocacia?

Adote uma política de redução de custos

Propor uma política de redução de custos pode ser bastante difícil e estressante se você simplesmente tentar “empurrar” regras. Por isso, procure envolver as pessoas na causa. Com uma explicação adequada, todos entendem que uma diminuição dos gastos pode beneficiar toda a equipe, garantindo empregos e trazendo benefícios em médio e longo prazo, como promoções e aumentos salariais. A ação deve ser encarada como uma estratégia que facilitará o crescimento, e não como uma medida de risco.

Independentemente da posição hierárquica, todos podem ajudar. Naturalmente, os gestores são muito importantes nessa etapa, já que podem listar todos os custos de seus departamentos. Incentive-os a apresentar planos com sugestões de cortes. Investigando um pouco, sempre aparecem mais custos desnecessários do que imaginávamos.

Além dos cortes determinados especificamente pelos departamentos, existem medidas gerais que podem ser tomadas para reduzir custos em qualquer escritório de advocacia. Confira algumas sugestões:

Revise as despesas

Boa parte dos custos de um escritório de advocacia vem dos processos como, por exemplo, cópias de documentos e locomoção. Esses gastos, muitas vezes, ficam a cargo apenas da empresa, o que diminui a lucratividade.

Uma forma de contornar essa questão é desenvolver um relatório detalhado de custos e apresentá-lo de maneira profissional ao cliente, solicitando o reembolso. Para evitar questionamentos na hora da cobrança, o cliente deve estar de acordo com essa compensação desde o início.

Reduza as viagens

Viagens são comuns no dia a dia de muitos escritórios, mas, infelizmente, envolvem uma série de custos que muitas vezes são bastante altos: passagens aéreas, táxis, hotéis, refeições e alguns gastos imprevistos. Isso sem contar todo o investimento de tempo dos profissionais.

Com as ferramentas tecnológicas de hoje, o número de deslocamentos pode ser reduzido consideravelmente. Já é possível assinar documentos de forma eletrônica, por exemplo, como mostramos neste post. Além disso, muitas conferências ou reuniões podem ser feitas pela internet por meio de programas como o Skype ou GoToMeeting. Para isso, basta ter uma boa conexão.

Muitos advogados têm a impressão de que fazer reuniões online não parece tão profissional, mas a verdade é que muita gente se surpreende. A praticidade de falar rapidamente pela tela do computador, sem a necessidade de se deslocar, acaba agradando muitos dos envolvidos. Vale lembrar que, nos dias de hoje, valorizar o tempo das pessoas é visto como um grande ponto positivo.

Economize nas ligações

O uso do telefone no escritório pode se tornar um hábito tão comum que nem pensamos duas vezes antes de ligar para alguém. Contudo, sempre vale a pena se perguntar: essa ligação é realmente necessária?

Algumas empresas optam por bloquear os telefones, mas essa nem sempre é a melhor solução. Isso pode criar um sentimento de repressão e acabar prejudicando a adoção de medidas de redução de custos pela equipe.

Portanto, incentive os colaboradores a reduzirem principalmente as chamadas para celulares e ligações interurbanas, já que elas geralmente representam a maior fatia da conta. Para isso, é interessante apostar em alternativas como o Skype, que oferece mensagens, ligações de voz e até chamadas em vídeo.

Esse também pode ser um bom momento para procurar a sua operadora de telefonia e propor uma revisão das tarifas ou do plano. Dependendo do caso, pode ser melhor trocar de operadora. Aqui vai um alerta importante: muitas vezes o plano que a sua operadora está oferecendo para novos cliente custa menos o seu plano vigente e acredite, as operadoras não irão procurá-lo para avisar disso, você é que terá que monitorar essa realidade o tempo todo.

Por fim, mais uma vez a tecnologia também pode auxiliar através de um software de tarifação telefônica, onde dependendo da concepção do mesmo, pode funcionar em regime “real-time”, ou seja, assim que a ligação é finalizada, o usuário é obrigado a classificar, assim como fez com o uso da impressora, permitindo também, que esse tipo de despesa seja reembolsado pelos clientes e/ou inibindo o desperdício.

Evite novos gastos desnecessários

A busca por impressionar os clientes ou simplesmente garantir mais conforto pode fazer com que a empresa acabe arcando com gastos desnecessários. Questione, por exemplo, se o escritório realmente precisa levar os clientes para almoçar em restaurantes caros.

Às vezes, esses pontos nunca foram discutidos e todos presumem que são gastos inevitáveis, quando na verdade podem ser cortados. Para demonstrar status, bom gosto e preocupação, muitas vezes só é preciso um pouco de criatividade.

Diminua as despesas com papel

Uma das formas mais fáceis de reduzir despesas em um escritório é economizar papel e impressões. Um exemplo simples que pode passar despercebido são as cópias físicas de documentos: hoje, é possível digitalizá-los e armazená-los com uma segurança até maior. Além de poupar papel e tinta, essa pequena atitude diminui o espaço físico gasto com armazenamento de arquivos.

É claro que existem situações em que o uso do papel é necessário. Nesses casos, procure fazer impressões frente e verso sempre que possível — basta configurar a impressora para isso. Outra ótima dica é manter blocos de rascunhos em todas as mesas. Assim, em vez de pegar uma nova folha para anotações ou recados, o colaborador sempre terá papéis por perto.

Fique atento também à quantidade de cartuchos de tinta que são utilizados. Quando o consumo é alto demais, vale a pena limitar diariamente a quantidade de impressões, seja por computador pessoal ou por departamento.

Outra forma de gasto que muitas vezes não é mensurado ocorrem com as impressões dentro do escritório. Não é incomum imprimir documentos que gastem dezenas e até centenas de folhas e muitas vezes não há controle sobre esse item. Existem software que realizam esse controle, exigindo do usuário a classificação de cada lote de impressão, para qual cliente, se é para uso interno ou mesmo, particular, permitindo assim que esse tipo de gasto possa ser recuperado através do cliente, como um reembolso de despesa. Mas não só para reembolso, a simples existência desse tipo de controle já inibe em muito o desperdício desse item, que além do papel, também reflete em toners, cartuchos e manutenção de impressoras.

Use energia elétrica com consciência

Mais uma vez, você vai precisar da colaboração de toda a equipe. Você já reparou que alguns monitores e aparelhos eletrônicos ficam com uma luzinha acesa quando estão no modo stand by? Por incrível que pareça, isso também gasta energia.

No caso dos monitores de computadores desktop, desligar o estabilizador pode ser a solução. Ainda assim, no caso de aparelhos de som e televisores, pode ser necessário tirá-los da tomada quando não estiverem em uso.

Em relação às lâmpadas, um pequeno investimento extra inicial pode fazer uma grande diferença em longo prazo. Opte por lâmpadas econômicas, como as de LED. Apesar de mais caras, elas têm uma vida útil muito maior e um consumo bastante reduzido.

Na dúvida, observe o indicador de gasto de energia na embalagem: escolha as lâmpadas marcadas com o nível “A” de economia.

Elimine os materiais descartáveis

A gente nem se dá conta, mas é extremamente fácil substituir os copos descartáveis por canecas ou garrafas d’água. Você pode pedir para que os funcionários levem os seus próprios recipientes, ou pode avaliar se é vantajoso para a empresa presentear a todos com canecas corporativas.

Mantenha os descartáveis apenas para os clientes, como, por exemplo, na recepção ou nas salas de reuniões. Além do impacto direto no orçamento mensal, essas medidas diminuem a quantidade de lixo gerado.

Adote um banco de horas

Nem sempre demitir colaboradores é a melhor alternativa para reduzir custos. É preciso colocar no papel todos os custos de um desligamento e o tempo investido para treinar uma nova pessoa futuramente. Entretanto, uma alternativa simples para reduzir despesas com a equipe de trabalho é implementar um banco de horas.

Dessa maneira, a empresa pode economizar uma boa quantia em horas extras e o empregado não sai prejudicado. Muitos colaboradores tendem a aprovar a ideia de recuperar o tempo trabalhado em folgas, podendo emendar feriados ou prolongar as férias em alguns dias.

Apenas é preciso ficar atento às leis trabalhistas. A compensação de horas pelo funcionário deve acontecer dentro do ano corrente, caso contrário torna-se necessário pagar pelas horas extras prestadas.

Escute as ideias da equipe

Como citamos anteriormente, é muito importante envolver a equipe na política de redução de custos, mas ainda é possível ir além. Os funcionários sabem melhor do que ninguém onde é possível cortar gastos desnecessários do cotidiano. Por isso, peça sempre sugestões aos colaboradores, independentemente do cargo exercido ou do nível hierárquico.

Por mais que os gestores conheçam a equipe e os processos, quem está em contato direto com o consumo de materiais ou serviços são os profissionais que executam tarefas no dia a dia. Nesse momento, não se limite a perguntar sobre eliminação de despesas: incentive todos a propor melhorias nos processos, gerando mais resultados com os investimentos que já são feitos. Grandes ideias podem nascer dessas iniciativas.

Otimize processos

São tantos processos envolvidos no cotidiano que, se os gestores se descuidarem, muitos deles acabam ficando desorganizados. A consequência é a perda de eficiência e o surgimento de gastos excessivos. Só uma revisão das operações é capaz de mostrar onde pode haver melhorias.

De modo geral, existem algumas medidas que podem ser tomadas para otimizar as ações. Ou seja, gerar mais resultados com um menor investimento dos recursos da empresa — sejam eles financeiros, de tempo ou de pessoal.

Veja a seguir algumas atitudes que seu escritório pode tomar para promover a otimização desejada.

Terceirize

Enquanto terceirizar as tarefas que estão diretamente ligadas ao exercício das atividades jurídicas pode ser complexo, a terceirização de áreas como a de TI pode colaborar bastante para a redução de custos nos escritórios de advocacia.

O raciocínio é simples. Uma equipe 100% interna (sem nada terceirizado) em geral representa uma solução mais cara e nem sempre garante o melhor nível de especialização. Uma equipe mista (mescla entre funcionários internos e terceirizados), por sua vez, só é interessante para escritórios realmente grandes. Do contrário, não há necessidade de contar com tanto pessoal.

Já uma equipe 100% terceirizada pode reduzir bastante os custos com folha de pagamento e tributos relacionados. Em escritórios que precisam de alguém à disposição o tempo todo, pode ser bom contar com um funcionário do fornecedor que esteja de prontidão para atender durante qualquer momento do expediente.

Se não houver essa necessidade, a situação fica melhor ainda. Quando a equipe terceirizada tem visitas programadas periodicamente, os custos são ainda mais reduzidos. Nesse caso, os atendimentos do dia a dia são feitos por internet ou por telefone.

Outra forma de reduzir custos é contar com parceiros em locais distantes que possam oferecer serviços como de diligência, eliminando assim a necessidade de deslocamento de alguém do seu escritório para um local distante apenas para resolução de algo simples. Outros tipos de parcerias mais complexas também podem representar redução de custo e até melhoria na qualidade do serviço prestado, porém este tipo de terceirização provavelmente merecerá uma análise bem mais cuidadosa.

Internalize

Na maior parte das vezes, a terceirização costuma auxiliar na redução de custos. No entanto, algumas vezes, é possível que a sua equipe absorva tarefas que são feitas por terceirizados, economizando com fornecedores.

Para isso, revise a organização de atividades como portaria e segurança, limpeza, office boy, serviços administrativos, frotas de carros, entre outros. Esse é o momento de pesquisar preços e avaliar se vale a pena terceirizar serviços que hoje são internos, ou internalizar serviços que hoje são terceirizados.

Ninguém melhor do que a própria empresa para dizer o que é mais vantajoso em cada caso, já que os valores dependem muito das expectativas e das necessidades do seu escritório. Se necessário — e se fizer sentido dentro do organograma —, treine colaboradores atuais para exercer uma nova função complementar que atualmente é feita por um fornecedor.

Automatize

A automatização dos processos pode acontecer de diversas formas. Atualmente, já existem programas responsáveis por uma série de funções, incluindo sistemas de gestão que cuidam de toda a parte financeira e dos processos da empresa.

Essa implementação de ferramentas deve ser estudada, buscando sempre priorizar plataformas que tenham um bom custo-benefício. O ideal é utilizar alternativas que englobem uma série de funções, assim, o investimento fica concentrado e pode ser planejado com mais facilidade.

Outro ponto importante é priorizar a utilização de softwares relacionados às atividades-fim do escritório, ou seja, aquelas diretamente responsáveis pela existência do negócio.

Precifique corretamente os serviços

Precificar serviços é quase uma arte, já que são muitas variáveis envolvidas. Mas, antes de entrar em detalhes, é preciso responder a uma questão central: quanto o consumidor (seu público-alvo) está disposto a pagar pelos serviços do seu escritório?

Muitas firmas jamais se questionaram em relação a isso. O resultado é um gasto de tempo, energia e recursos além da conta. Pense bem: quando o consumidor está disposto a desembolsar menos do que o escritório pensa, muitas vezes o investimento em fechar com novos clientes acaba não sendo recompensado. Por outro lado, quando o consumidor está disposto a pagar mais, o escritório deve saber aproveitar a oportunidade.

Essa definição é particularmente difícil para escritórios que ainda estão começando ou para aqueles que estão em busca de novas fatias de mercado — expandindo para novas áreas de atuação jurídica, por exemplo. É preciso “sentir” a receptividade dos clientes e ir adequando os preços à realidade percebida. Tudo isso pode demorar um pouco a acontecer, mas a tendência é que fique cada vez mais fácil com o passar do tempo.

A segunda parte da precificação é considerar todos os custos diretos e indiretos envolvidos na prestação do serviço. Aqui, entram a carga tributária e também o lucro desejado. Nessa hora, também é preciso estimar a capacidade de atendimento do escritório, determinando o número de clientes que você pode ter com a estrutura atual.

Algumas das formas usadas para definir os preços são: valor por hora, valor fechado por projeto, valor por tarefa, número de ações ou uma precificação por êxito na causa. É altamente aconselhável fazer uma pesquisa de mercado, verificando os preços praticados pelos concorrentes. Assim, você saberá se o seu preço está compatível com a média.

Outro ponto importante é consultar a tabela de valores da OAB, pois o estatuto do advogado não permite que os preços praticados estejam muito abaixo desta tabela. Lembre-se também que, caso o escritório esteja nos primeiros meses de atividade em uma determinada área, a rentabilidade é menor. Ou seja, é preciso estimar resultados um pouco mais pessimistas para este início.

Use um software de gestão

Software de gestão é um programa de computador que controla todas as atividades da organização. Você sabia que existem empresas especializadas em softwares de gestão para escritórios de advocacia? Um sistema específico, quando desenvolvido de forma estratégica, também pode significar uma boa redução de custos.

Isso acontece porque essa solução tecnológica auxilia na organização de todos os processos de um negócio. A bagunça fica de lado e o dia a dia passa a ser mais fluído. É possível otimizar os fluxos de todas as atividades, o que traz ótimas consequências: o aumento da produtividade e a segurança da informação são algumas delas.

Mas, talvez, você esteja se perguntando como escolher um bom sistema de gestão e, nesse caso, existem alguns pontos que devem ser considerados. Um software completo deve fazer o controle total e a segurança da gestão de dados jurídicos e administrativos do escritório. Esses dois aspectos, que a princípio parecem dois lados opostos, passam a ficar integrados de forma automatizada.

Para compreender melhor, veja os principais recursos e funcionalidades que um bom software de gestão especialista em escritórios de advocacia deve oferecer:

Processos jurídicos

Esta é a parte do sistema que atende especificamente aos advogados, auxiliando no controle de prazos, agenda de audiências, clientes, processos jurídicos, documentação e uma série de outros aspectos. Ou seja, uma boa solução de gestão deve ajudar a administrar todas as rotinas que giram em torno do trabalho jurídico.

Processos administrativos

Aqui, entram todos os aspectos administrativos do escritório, como os cadastros de clientes, as contas a pagar e receber, cobranças, movimentações financeiras, relatórios de faturamento e assim por diante.

É importante que todas essas funções sejam cobertas pelo sistema, pois isso trará muito mais agilidade e organização para o dia a dia, possibilitando que os advogados fiquem focados no trabalho jurídico.

Em outras palavras, essa solução deve facilitar o trabalho, o gerenciamento de dados e a geração de relatórios pelos administradores, assistentes, secretárias, estagiários, entre outros profissionais.

Processos financeiros

Um bom software de gestão deve fazer o controle da parte financeira do escritório de advocacia. Isso inclui o gerenciamento do fluxo de caixa e do capital de giro, do pagamento de fornecedores, da emissão de notas fiscais, entre tantas outras funções.

Por meio do sistema, é possível automatizar tarefas que seriam manuais, como a produção de relatórios financeiros. A partir disso, o escritório tem a oportunidade de avaliar os lucros mês após mês, auxiliando na tomada de decisões — incluindo a própria redução de custos.

Definitivamente, um bom sistema de gestão ajuda os administradores a gerirem os escritórios de advocacia como uma empresa, auxiliando em pontos onde existem falhas de gestão e de processos. Dessa forma, fica muito mais fácil exercer as atividades do dia a dia sem precisar perder tempo ou se preocupar demasiadamente com a organização, com os fluxos das tarefas ou com a segurança das informações, por exemplo.

Pronto para aplicar uma redução de custos? Como você viu, muitas vezes, um corte de gastos só requer uma dose extra de planejamento e de organização. E, felizmente, a tecnologia está presente para ajudar a gerenciar os processos de forma mais eficiente. Empresas de todos os segmentos e tamanhos já vêm tomando atitudes nesse sentido e a oportunidade está aí para quem quiser aproveitar. Inclusive, os escritórios de advocacia.

E então, quais das medidas apresentadas neste artigo você pretende colocar em prática para reduzir os custos do seu escritório? Participe nos comentários — sua opinião é muito bem-vinda!

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