Como um software pode otimizar processos em um escritório de advocacia?

Por Sisea Sistemas

Atualmente, a tecnologia vem causando revoluções em diversas áreas de conhecimento. Com o Direito, isso não é diferente: a cada dia somos surpreendidos com inovações que ajudam a tornar algumas tarefas diárias da prática jurídica mais fáceis.

Uma dessas inovações são os chamados softwares de gestão: programas de computador que têm como único objetivo simplificar o gerenciamento de algumas áreas de um escritório.

Com a ferramenta, é possível, dentre outras coisas, centralizar informações em um único local e atualizá-las em tempo real — o que é muito útil para os advogados, que além de lidar com inúmeros processos e outros documentos importantes, ainda têm que se preocupar com a gestão das áreas administrativas do escritório.

Para saber mais sobre como um software de gestão pode otimizar processos em um escritório de advocacia, continue lendo o nosso post!

O que exatamente é um software de gestão?

Como mencionamos, um software de gestão é um programa de computador que auxilia no gerenciamento de um negócio. Por meio dessa tecnologia, é possível eliminar processos manuais antiquados — que exigem muito tempo e são mais suscetíveis a erros humanos — e substituí-los pelos processos automatizados, todos realizados quase que integralmente pelo software.

Para visualizar melhor o funcionamento desse tipo de tecnologia, basta ver o exemplo de um software de gestão direcionado aos escritórios de advocacia: nesse caso, a ferramenta apresenta funções como a de controle dos processos jurídicos cadastrados e todas as transações financeiras envolvidas neste controle, principalmente o retorno dos custos pelos clientes.

O advogado insere as informações como andamentos, compromissos futuros ou serviços a serem realizados, gastos com os processos, por exemplo, e toda a informação é armazenada imediatamente e pode ser acessada a qualquer momento e por qualquer membro da equipe com autorização para tanto, basta ter um dispositivo conectado à internet.

Simplicidade nas operações

O principal benefício da utilização de um software de gestão é a simplicidade e precisão que ele proporciona às operações diárias do escritório. Qualquer pessoa que tenha algum contato com a área jurídica sabe bem como o dia a dia de um escritório pode ser complicado, já que o fluxo de informações sobre os processos em curso é intenso, e cada cliente possui inúmeros dados e documentos que devem ser muito bem armazenados.

Um escritório que conta com os processos tradicionais de gestão acaba perdendo muito tempo com o gerenciamento das novas informações que aparecem a todo momento: com o surgimento de qualquer novidade, é preciso interromper as atividades para buscar o arquivo do cliente, fazer as alterações manualmente, informar o resto dos membros da equipe sobre as alterações, dentre outras coisas.

Usando um software de gestão, todo esse processo se torna muito mais simples. A atualização de dados é feita no computador e eles são armazenados em um programa único, em que podem ser inseridas não só informações sobre o andamento de processos, mas também cópias de manifestações e decisões; agenda com prazos processuais e alertas personalizados; gerenciamento de intimações etc. Todos os dados importantes são atualizados quase que imediatamente e mantidos em único local.

Alguns softwares de gestão jurídica também oferecem o recurso de GED (gerenciamento eletrônico de documentos), que permite organizar de forma muito segura, os arquivos dos diversos formatos existentes, para textos, imagens, planilhas, pdf e etc. Além da segurança de impedir mudanças na estrutura da árvore (o GED cria e cuida disso), permite disponibilizar os arquivos também na internet, para qualquer dispositivo que possua um browser.

E não é só na atividade principal que os processos são simplificados: alguns softwares de gestão possuem ferramentas que facilitam também administração das áreas financeiras e de recursos humanos, por exemplo.

Maior embasamento para a tomada de decisões

Além de simplificar os processos do dia a dia, o software de gestão também permite que os administradores tomem decisões melhores.

Isso porque a centralização de todos os dados do escritório em uma plataforma única reduz a chance de inconsistências nessas informações, além de permitir que o gestor os analise conjuntamente, tornando mais simples a tarefa de fazer projeções e elaborar estratégias de atuação mais adequadas.

Além disso, a atualização de informações em tempo real permite que as estratégias sejam reformuladas imediatamente caso as projeções não correspondam à realidade — o que pode ser crucial para evitar um desastre nos negócios.

Vejamos como exemplo a área de finanças: analisando o banco de dados (atualizado em tempo real) com as informações exatas sobre custos e receitas, o gestor consegue visualizar bem a atual situação financeira do escritório e identificar áreas em que investimentos ou cortes são necessários. Assim, qualquer decisão sobre o futuro do negócio será melhor embasada e, consequentemente, mais segura.

Acessibilidade da informação

É bastante comum que empresas e escritório mantenham suas informações espalhadas por diversos bancos de dados, o que dificulta o acesso rápido a esses dados não só pelo seu gestor, mas também pelos outros membros da equipe.

É justamente nesse ponto que reside outra grande vantagem da utilização de um software de gestão: a facilidade de acesso às informações do negócio. Com essa tecnologia, é possível consultar e modificar seus dados, a qualquer momento e em qualquer lugar, bastando apenas utilizar um dispositivo conectado à internet, como os smartphones ou tablets.

Assim, caso o advogado esteja na rua e seja necessário fazer uma consulta rápida a informações de um determinado cliente (situação que, aliás, é bastante comum no dia a dia de um profissional da área jurídica), não é mais preciso ligar pro escritório ou para os colegas de trabalho: basta se conectar à internet e a consulta é feita imediatamente.

A função permite ainda que o gestor tenha uma maior mobilidade, já que, em caso surja alguma emergência, será capaz de tomar decisões sobre o negócio ainda que não esteja na sede do escritório.

Economia de recursos

Outro benefício dos softwares de gestão em escritórios é a economia de recursos por eles proporcionada.

É bastante comum que os processos de gestão antiquados gastem recursos preciosos do escritório — e não só recursos como papel, tinta de impressora e material de escritório, mas principalmente o tempo. Utilizando essa tecnologia, o esforço e o gasto de material são consideravelmente menores, já que tudo é realizado dentro do próprio software.

Além disso, esses programas são articulados justamente para o recebimento de informações —  o que torna o processo mais ágil e evita falhas comuns, como lançamentos duplicados, incompatibilidade de dados e até mesmo fraudes. Como diz o ditado, tempo é dinheiro e  por isso seu desperdício deve ser evitado!

Por todos esses motivos, os softwares de gestão são uma vantagem competitiva para qualquer escritório de advocacia. Em um meio tão acirrado, fazer investimentos para otimizar processos pode ser o segredo do sucesso!

Aproveite que você já sabe mais sobre a otimização de processos no seu escritório e leia também sobre como reduzir os gastos com TI no seu escritório nesse post!

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