Por Sisea Sistemas
Administrar um escritório de advocacia exige diligência, disciplina e conhecimento sobre quais são os resultados do negócio. Com algumas ferramentas, é possível inclusive analisar a fundo a saúde financeira do escritório e realizar melhorias em busca de resultados mais satisfatórios. Dentre essas ferramentas está o fluxo de caixa, responsável por identificar movimentações e fornecer informações sobre o cotidiano financeiro do escritório.
Para fazer da maneira correta, confira a seguir dicas de como fazer o fluxo de caixa no seu escritório de advocacia:
Contabilize as entradas e saídas
Um fluxo de caixa consiste em identificar as movimentações financeiras do seu escritório de advocacia. Para isso, você deve contabilizar todas as entradas e saídas, por menor que elas pareçam.
Se foi preciso pagar o despacho de um documento ou o registro de uma certidão, ainda que esse valor seja cobrado do cliente futuramente, é preciso anotá-lo como uma despesa do dia. Da mesma forma, se uma parcela de um honorário foi paga, é preciso incluí-la no fluxo de caixa.
Fazer isso é importante porque mesmo os pequenos gastos e recebimentos possuem influência no final do mês e na avaliação de desempenho de negócio. Quando você deixa de desconsiderar um pequeno valor pago ou recebido, as contas no final do mês não fecham e fica difícil avaliar para onde foi o dinheiro.
Identifique cada movimentação
Justamente para entender melhor o caminho do dinheiro em seu escritório de advocacia é que também é importante que identificar cada movimentação. Se você não fizer essa identificação, ao final do mês, vai ser mais difícil saber exatamente com o que foi gasto o dinheiro do escritório, por exemplo.
Identificar cada movimentação também é positivo para melhorar a gestão como um todo, já que você saberá quais clientes pagaram os honorários devidos e quais não. Por isso, tão importante quanto registrar o valor de cada movimentação é preciso registrar o destino ou origem para avaliações futuras.
Não deixe dinheiro parado
Para que o fluxo de caixa seja uma ferramente relevante, você não deve deixar dinheiro parado. Esse tipo de dinheiro é aquele que acabou de entrar ou que está prestes a sair do escritório e que, por isso, você decide que não vale a pena registrar, por ter menor importância.
Embora isso pareça inofensivo, todo o fluxo de caixa é comprometido porque ele passa a ser uma representação apenas virtual da realidade do escritório. Eventualmente, você perde o controle dessa movimentação que, se for recorrente, continuará gerando impactos como as contas que não fecham no final do mês.
Atualize o fluxo de caixa diariamente
Em vez de deixar para atualizar o fluxo de caixa semanalmente ou mensalmente, prefira fazer essa atualização todos os dias. Isso impede, por exemplo, que você se esqueça de realizar um lançamento ou que não consiga identificar propriamente qual é o tipo de movimentação.
Além de ser mais fácil registrar movimentações diárias do que grandes grupos acumulados ao longo dos dias, um fluxo de caixa feito diariamente vai permitir que você conheça as particularidades do seu escritório de advocacia.
Você vai conseguir identificar, por exemplo, em qual dia da semana ou período do mês há mais entradas ou saídas e em quais dias é preciso ter mais dinheiro em caixa.
Planeje entradas e saídas
Uma das grandes vantagens do fluxo de caixa é que ele também pode ser feito de maneira preditiva. Isso significa que, além de registrar o que efetivamente aconteceu no setor financeiro do seu escritório, você também pode planejar o que vai acontecer no futuro.
É o caso, por exemplo, de lançar uma saída programada para o dia em que o aluguel da sala tem que ser pago. Do mesmo modo, dá para planejar quando é o próximo recebimento de honorário de determinado cliente e quando vai ser necessário dispor de dinheiro para manter as operações do escritório sem dificuldades.
Não misture contas pessoais e do escritório
Também é muito importante não misturar contas pessoais e do escritório, o que pode comprometer todos os resultados de gestão financeira. Se você usa um recurso do escritório para pagar uma conta pessoal – ou vice-versa – o fluxo de caixa acaba se tornando menos relevante porque não vai levar em conta apenas o cenário da empresa.
Caso seja estritamente necessário misturar essas contas, é indispensável que as movimentações sejam devidamente registradas com detalhes, porque, em uma avaliação posterior, será necessário levar em conta que parte dos recursos não veio ou não foi para o escritório.
Faça conciliação bancária
A conciliação bancária consiste em comparar o fluxo de caixa com o extrato bancário em busca de incongruências. Se o extrato bancário do seu escritório indica que, ao final do dia, você tem mais dinheiro do que o indicado no fluxo de caixa, então é sinal de que você se esqueceu de fazer algum lançamento. Já se a conta tem números menores do que o fluxo de caixa, certamente você não se lembrou de considerar uma saída de caixa.
Fazer essa conciliação é importante pois ela funciona como uma forma de conferir o fluxo de caixa: por ser mais difícil o banco errar na conta do que você, é mais fácil garantir que o fluxo de caixa realmente representa a realidade do escritório.
Use softwares de gestão
Falando em erros, as planilhas podem ser muito úteis para um fluxo de caixa, mas, dependendo da quantidade de movimentações do seu negócio, elas acabam se tornando uma ferramenta ineficiente. Do mesmo modo, se você não tem tempo o bastante para gastar fazendo fluxo de caixa, então é necessário buscar alternativas que forneçam uma visão mais completa com menos trabalho.
Nesse sentido, utilizar softwares de gestão financeira é uma forma de garantir que o fluxo de caixa seja feita de maneira simples, rápida e assertiva. Além disso, ao contar com um software vai ficar mais fácil cruzar dados e fazer avaliações pontuais, o que melhora a gestão financeira.
Fazer o fluxo de caixa no seu escritório de advocacia é muito importante para não perder o controle das entradas e saídas de recursos. Para isso, tudo começa com um registro dessas movimentações que deve ser feito diariamente e de maneira identificada.
Planejar as movimentações futuras também é uma possibilidade, assim como realizar a conciliação bancária. Para garantir que você não tenha tanto trabalho e nem tenha que lidar com erros, o uso de um software de gestão financeira completa a realização do fluxo de caixa.
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